Quick Guide til opsætning af Mailagenter i mTIME

Indledning

Mailagenter er mTIME’s måde at udsende beskeder fra systemet når visse hændelser registreres. Det kan være registrering af fravær som sygdom og ferie eller at pre-definerede saldi værdier opnås på angivne konti.

Der findes 6 forskellige mailagent typer:

• Fraværsagenter
• Fraværsmodulagenter
• Godkendelsesagenter
• Registreringsagenter
• Saldi agenter
• Servicemail agenter

Da agenterne er under omskrivning, er vi i en situation, hvor den type agent der er omskrevet, skal oprettes/redigeres ét sted, og de 4 andre typer skal oprettes/redigeres et andet sted. Dette foregår under samme menupunkt, og ser således ud:

Når man vælger opsætning af gammel mailagent, kan man således se, redigere og oprette agenter af typerne: Fraværsmodul-, Godkendelses-, Registrerings- og Servicemail agenter, og vælges opsætning af ny mailagent, kan man se, redigere og oprette agenter af typen Fravær. Den største forskel på den nye og den gamle mailagent er, at man kan relatere agenter af samme type til hinanden og prioritere rækkefølgen. En anden forskel er, at man under punktet ”Brugte perioder” kan se, hvilke perioder som agenten har fundet og dermed brugt som grundlag for de dannede mails.

I dette dokument gennemgås kun agenten af typen fravær, for de andre typer henvises til vejledning til den gamle agent.

Mailagent administrations billedet

Det er her hvor du kan få det store overblik over jeres mailagenter.

Det er også muligt at aktivere og de-aktivere mail agenter herfra, samt at nulstille og køre dem igen hvis der skulle være behov for det.

Generel opsætning af mailagenter

Der er visse felter som altid er de samme uanset hvilken mailagent der er tale om

Uanset typen af mailagenter er der visse parametre som altid skal sættes

Jobnavn: Navnet på jobbet

Type: En af nedenstående

• Fraværsagenter
• Fraværsmodulagenter
• Godkendelsesagenter
• Registreringsagenter
• Servicemail agenter

(Dog kan kun agenter af typen fravær behandles i dette billede)

Medarbejdergodkendt

Medtager kun registreringer som er medarbejder godkendt

Medtag weekend og helligdage

Hvis feltet ikke er krydset af tæller der kun aktive arbejdsdage (normdage) for medarbejderen. Hvis feltet er krydset af tælles kalenderdage når agenten undersøger om der skal genereres adviseringer.

Brug kun hele dage

Tæller kun hele dage med. Kan f.eks. benyttes til sygdom

Brug kun åbne perioder

Ignoreres. Mailagenter af typen ”Dage i periode” og ”Perioder” bruger nu åbne perioder som standard, mens agenter af typen ”Dage” og ”Akkumulerede dage” altid bruger lukkede perioder.

Medtag fratrådte medarbejdere

Fratrådte medarbejdere medtages i udtrækket

Ansat indenfor (uger)

Medtager medarbejdere som er blevet ansat inden for det angivne antal uger Aktivering eller de-aktivering af en mail agent

En mailagent aktiveres ved at sætte √ i feltet aktiv og tryk gem. Tilsvarende deaktiveres en mailagent ved at fjerne √ og tryk gem. Når en mailagent aktiveres vil den først køre på det tidspunkt hvor den daglige kørsel finder sted på jeres server med mindre i vælger at starte den manuelt.

Valg af aktiveringsdato/adviseringsdato

Aktiverings/adviserings datoen bestemmer hvornår og hvor hyppigt mailagenten kører.

Valg af medarbejdere, enheder og overenskomst

Valg af bruger, enheder og overenskomst bestemmer hvilke medarbejdere som behandles af mailagenten. Klik på fanen Gælder for, for at komme til undermenuen. Tilknytning af overenskomster sker ved at klikke på fanen overenskomster og sætte hak ud for de ønskede overenskomster

Tilknytning af enheder sker ved at klikke på fanen enheder og sætte hak ud for de ønskede enheder

Tilknytning af brugere sker ved at klikke på fanen Tilføj brugere

Fravalg af brugere sker ved at klikke på fanen Fravælg brugere

Ved tilknytning eller fravalg af brugere er det også muligt at finde specifikke brugere ved at søge på deres navn eller initialer.

Vælg modtagere af mail fra en mailagent

I bestemmer hvem som skal modtage mails fra en given mail agent ved at klikke på fanen Modtagere

Derved åbnes en menu hvor I kan vælge modtagere.

Hvis den berørte bruger skal adviseres sættet √ i feltet Send til bruger

Hvis den berørte brugers personaleleder skal adviseres sættet √ i feltet Send personale leder

I kan også vælge en anden person ved at skrive en mailadresse i boksen Eksterne e-mail og klikke på knappen Tilføj og vælge enten Til – Modtagere eller Cc-Modtagere

Fravælg modtagere af mail fra en mailagent

For at fjerne en modtager fra en mailagent skal I først vælge den ønskede mailagent og åbne listen med modtagere.

Marker så den eller de modtagere som skal slettes og klik på det røde kryds

Hvis der er enten personale leder eller bruger som ikke længere skal modtage mails, så fjern hakket ud for dem. Til sidst husk at gemme.

Teksteditor

Den nye mailagent har en fuld tekst editor med mulighed for at indsætte links.

Ved at klikke på tags kan man også indsætte en lang række standard felter som medarbejder navn og lignende i teksten.

Opsætning og vedligeholdelse af de forskellige typer af agenter

Opsætning og vedligeholdelse af Fraværs mailagenter

• Fraværsagenten benyttes til at advare om at eksempelvis
• En medarbejder har haft mere end ”X” sygedage
• En medarbejder har haft mere end ”X” sygeperioder
• En medarbejder har haft mere end ”X” antal sygedage i en given periode

Dette har især betydning i forhold til refusion og sygefraværssamtaler.

Ovenstående eksempel viser en agent som dagligt kontrollere om der er medarbejdere som har haft 21 dages sammenhængende sygdom.

Feltet I perioden kan enten angives som en fast eller en løbende periode

Hvis I angiver en fast periode får i muligheden for at definere en start og slutdato

Hvis I angiver en løbende periode angiver i dags dato minus x antal dage/måneder

Perioden ovenfor beskrevet er det tidsinterval som fraværsagenten undersøger. Så i ovenstående eksempel kigger mail agenten 1 måned tilbage og leder efter 21 dages sygdom som ikke behøver at være sammenhængende.

Feltet Informer brugeren efter bestemmer de regler som fraværsagenten udtrækker efter

Der er 3 forskellige slags udtrækskriterier: Periode, Dage og Dage i perioden

Periode

Udvælgelse sker på baggrund af periode. F.eks. vil nedenstående udvælge brugere som har haft 2 sygdomsperioder af 1 eller flere dages varighed i den valgte periode.

Dage

Udvælgelse sker på baggrund af periode. F.eks. vil nedenstående udvælge brugere som har haft samlet 5 sygedage i den valgte periode.

Dage i perioden

Udvælgelse sker på baggrund af periode. F.eks. vil nedenstående udvælge brugere som har haft 21 sammenhængende sygedage i den valgte periode.

Akkumulerede dage

Akkumulerede dage findes ved at lægge alle registreringer på timer sammen (f.eks. delvist syg) og omregne dem til hele dage baseret på medarbejderens normtid

E-mail

Adviser kun en gang:

Der sendes kun en e-mail for hver periode hvor betingelsen er opfyldt

Send raskmelding

Der sendes en raskmeldingsmail til de angivne modtagere når medarbejderen raskmelder sig

Quick Guide til fejlfinding af Mail agenter i mTIME

Indledning

Mailagenterne vil normalt køre dagligt helt automatisk uden at I skal foretage jer noget

Det er dog vigtigt at I hver dag kontrollere om systemet har genereret en kvitteringsmail. I finder kvitteringsmail under ”Daglig mailoversigt".

Kvitteringsmail for den nye agent

Den nye mailagent genererer en kvitteringsmail. Her vil der fremgå hvilke aktive agenter ikke havde planlagt kørsel den pågældende dag og hvilke aktive agenter er kørt samt hvor mange adviseringer / raskmeldinger der er genereret.

Hvis der er opstået fejl i mailagenten vil dette fremgå af kvitteringsmailen, så det er vigtigt at læse hele vejen ned. En fejlmelding vil stå med fed skrift.

Mailagent Log

mTIME har en oversigt over alle de mails som systemet har udsendt. I finder denne under den daglige mailoversigt.

Der kan søges på flere kriterier og både på enkelt dage og perioder

Kendt fejl ved mailagenter af typen ”Perioder”

Mailagenter der tæller antal perioder tæller helt ned til enkelte dage. Hvis der f.eks. er registreret fravær mandag, onsdag og fredag tæller det som tre perioder (hvis medarbejderen har norm tirsdag og torsdag).

Hvis en mailagent er sat til at reagere på 3 perioder samt at der bruges åbne perioder, og der efterfølgende registreres fravær tirsdag og torsdag er der pludselig tale om en enkelt periode. Perioderne vil derfor blive overset ved næste kørsel og frem. Her råder vi til at de tidligere genererede perioder slettes (eftersom de blev dannet på baggrund af inkomplette registreringer).

Source: Confluence | Page ID: 407863347