Beskrivelse af funktion

Denne vejledning beskriver, hvorledes man opsætter og vedligeholder servicemailagenter.

Vejledning

Hvad er en servicemail?

En servicemail er en oversigt til personaleledere over opgørelsesstatus, antal timer registreret og differencer for en given måned eller kvartal for de medarbejdere, som han/hun er personaleleder for. Derudover kan der tilvælges saldi på en række opgørelseskonti, hvis dette markeres. Det er ikke muligt at vælge samtidighedsferie, da det opgøres på en anden måde.

Opsætning af en servicemailagent

Fig.1: Oprettelse af servicemailagent.

For at oprette en mailagent af typen ServiceMail skal følgende udfyldes (se fig 1.):

Type skal vælges som ServiceMail.
Under Jobnavn angiver I navnet på mailagentjobbet. Det er vigtigt at vælge et sigende navn.
Aktiv er automatisk sat, men mailagentjobbet kan deaktiveres ved at fjerne markeringen.
Medtag weekend og helligedage kan ikke benyttes sammen med ServiceMail og er derfor deaktiveret.
Aktiveringsdato kan vælges som ”Måned” eller ”Kvartal” og angiver, hvornår mailagenten sender oversigter ud.
Opgørelsesperiode kan vælges som ”Måned” eller ”Kvartal”. Hvis ”Måned” vil dataoversigten opsummere for en enkelt måned. Hvis ”Kvartal” vil der blive opsummeret for en hel kvartalsperiode.
Titel på mail er den tekst, som vises i e-postens emnefelt. Her kan I frit skrive noget, som giver mening. I kan også benytte 2 nedenstående erstatningsvariabler
- $pLeder som vises navnet på den personaleleder som modtager mailen.
- $opgPeriode som vises den oversigtsperiode som man har valgt under Opgørelsesperiode.
Vælg brugere: Sæt flueben i ”Send mail til fraværs-brugerens personale-leder”. Det er fordi i dette tilfælde er modtageren personaleleder

Vær opmærksom på, at p.t. vil alle i en valgt overenskomst blive medtaget i servicemailen, også selvom man tror man har begrænset sig til en enkelt bruger. Dette vil blive lavet om fra 5.15.16, således at det bliver muligt at vælge blot en enkelt medarbejder.

Husk at gemme når I har sat alt op

Vælg opgørelseskonti
På administrationsbilledet for opgørelseskonti kan der tilvælges om brugernes saldi på denne konto skal med ud i mailen. Når fluebenet ”Medtag i servicemail” bliver markeret, kommer kontoen med i mailen. Husk at gemme efterfølgende.
Fig. 2 Tilknyt opgørelseskonto til servicemail.

Oversigten indeholder en tabel med medarbejdernes navn, status på månedsgodkendelse, normtid, realiseret tid samt saldi på de opgørelseskonti der er sat til at komme med ud i servicemailen.

Eksempel på servicemailopsætning

Overskrift

Overskriften kan f.eks. være ”Oversigt for $opgPeriode for medarbejdere tilknyttet $pLeder”

Hvis opgørelsesperioden er valgt til en måned, vil der blive dannet følgende overskrift til servicemail sendt til personaleleder NN:

Oversigt for 01-04-2013 / 30-04-2013 for medarbejdere tilknyttet NN

Mailtekst

Mail-tekst indeholder selve teksten i mailbeskeden. Her kan der benyttes disse 3 erstatningsvariabler:

$pLeder som vises navnet på den personaleleder som modtager mailen.
$opgPeriode som vises den oversigtsperiode som man har valgt under Opgørelsesperiode.
$OpgData viser selve oversigten

Oversigten indeholder en tabel med medarbejdernes navn, status på månedsgodkendelse, normtid, realiseret tid samt saldi på de opgørelseskonti der er sat til at komme med ud i servicemailen.

Et eksempel på en mailtekst kan være:

Kære $pLeder

Du modtager hermed en månedlig status over godkendelser for dine medarbejdere og din personaleledergodkendelse for $opgPeriode.

Derudover vises dine medarbejderes registreringer og timer, som er registreret over månedens norm.

Vær opmærksom på, at for sen godkendelse af månedsopgørelserne medfører manglende udbetaling af overmerarbejde, ulempetillæg m.m. foruden af fraværet registreres forkert til sygestatistikker og ISOLA.

Hvis du har nogle spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte HR på

$opgData

Resultatet af ovenstående vil se således ud:

Figur 3: Servicemail. Medarbejdernes navne er sløret, men står som (‘fornavn ‘efternavn’ ‘initialer’)

TIMEmSYSTEM ApS ◦ Stationsparken 24 3. sal ◦ DK-2600 Glostrup ◦ T: +45 4375 5560 ◦ www.TIMEmSYSTEM.com

Relaterede artikler

[Ændre labels i relaterede artikler så det passer] → skal dette slettes?

Source: Confluence | Page ID: 235372565

Mailagenter af typen Saldiagenter GlobalMailJob Guide